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会务服务项目管理

一般会务服务有哪些内容?


1.会场布置: 
明阳天下会议服务团队针对不同的会议性质及与会人数的多少确定会场布置以何种性质展现。布置形式有:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型等。 
2。茶水布置: 
工作人员会为与会人员准备好茶水,检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足。客人入座后,及时为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。 
3.音乐布置: 
音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。根据会议流程及会议内容,在需要的时候播放音乐背景。 
4.器材管理: 

工作人员会在会前半个小时开启会议有关区域的照明设备、空调、音响、话筒、摄影仪等,保证设备的正常使用。

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5.安全管理: 
确保会议场所的防火检查,会前检查安全出口是否通畅,安全疏散指示标志、应急照明是否完好;消防设施、器材和消防安全标志是否在位、完整;检查所有器材是否安全用电;做好与会人员登记,避免可能发生的危险状况发生;并保证会议过程中有专职安全人员全程跟进。 
6。应急管理: 
根据会议性质,针对会议过程中的突发状况,制定会议应急预案。在不影响会议质量和会议效果的情况下,确保会议的顺利进行。 
7调试好相关设备,如音响、投影仪、视频、麦克风等,并确保其正常使用,根据情况提前打开空调,调整好室温,开灯。  
8准备并摆放好会议需要物品。如(会议桌、会议椅、茶水、茶叶、台签等)。  
9茶水用具:茶具统一干净、无破损,按会议人数配放,并准备好备用杯子:水具准备充分,加好开水;茶叶准备充足,会前水杯放好茶叶摆放到位(要求:杯子摆放在客人右上角约50公分位置,杯柄与桌面约成45度,同排杯子成一条直线) 
10根据会务组的具体要求,将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置,要求排放整齐划一。(除特别要求,台签摆放在客人正前方桌子中间位置,水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间,以方便两人使用;鲜花摆放在主席台、发言席或会议桌中间位置。)以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。


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